DEELGEMEENTE KRALINGEN CROOSWIJK

RAADSVOORSTEL

Commissie BFW d.d.: 12-9-2002 Agendapuntnr.: 12

Deelraadsvergadering d.d.: 26-9-2002 Voorstelnr. : R.02.38

Bijlagen:

1. Rapport van Partners+Pröpper;

2. Profielschets griffier deelgemeente Kralingen-Crooswijk;

3. Het traject van werving en selectie;

4. Initiatiefvoorstel fractieondersteuning (PvdA).

Onderwerp:

Invulling griffie

Aan de Raad,

Inleiding

Vanaf 7 maart 2003 moet iedere gemeente, naast een gemeentesecretaris beschikken over een griffier (art. 107 Gemeentewet). Vooruitlopend hierop heeft de raad van de deelgemeente Kralingen-Crooswijk reeds met ingang van 14 maart 2002 een griffier en plaatsvervangend griffier op tijdelijke basis benoemd, totdat de deelraad een besluit heeft genomen over de definitieve invulling van de griffie. De raad heeft de ad-hoc Commissie Dualisering gevraagd te adviseren op welke manier de griffie definitief ingericht dient te worden. De invulling van de griffie is namelijk afhankelijk van de aard en de omvang van de gewenste bijstand.

Tijdens twee bijeenkomsten (op 5 juni en 20 juni 2002) heeft de ad hoc Commissie Dualisering van gedachten gewisseld over de invulling van een griffiefunctie voor de deelgemeente Kralingen-Crooswijk. Doel van deze gedachtevorming was het bieden van een advies aan de deelraad om tot een keuze voor inrichting en organisatie van de griffiefunctie te komen. Partners+Pröpper heeft de commissie begeleid door het aanreiken van vragen en te maken keuzen die de afwegingen voor invulling van de griffiefunctie ondersteunen. De uiteindelijke keuzen zijn uiteraard door de commissie zelf gemaakt. Een en ander heeft geresulteerd in het rapport opgesteld door Partners+Pröpper.

Nu het rapport over de invulling van de griffie gereed is ligt de vraag voor ons hoe nu verder? In dit kader liggen de volgende vragen voor:

1. Kunnen de leden van de raad zich vinden in de uitkomsten van het rapport van Partners+Pröpper?

2. Indien de uitkomsten/aanbevelingen in het rapport worden gevolgd, wat voor implicaties heeft dat in m.n. financiële zin (met het oog op de begroting 2003)?

3. In welke richting wordt gedacht als het gaat om de dekking van de kosten (eveneens met het oog op de begroting 2003)?

4. Hoe wordt er in praktische zin omgegaan met een aantal zaken?

Het presidium heeft tijdens haar vergadering op 28 augustus jl. besloten deze vragen aan de commissie BFW op 12 september 2002 voor te leggen. Op basis van de behandeling van deze vragen in de commissie BFW (zie bijgevoegd advies) ligt nu een definitief raadsvoorstel voor u.

Ad 1 Uitkomsten rapport van Partners+Pröpper

Aandachts- en vraagpunten binnen het rapport zijn:

• Herkenbaarheid geschetste profiel van de raad

• Aansluiting van gewenste ondersteuning bij profiel van de raad

• Organisatie van ondersteuning

• Omvang van de griffie, zowel qua taken als qua bemensing

• Eis van vervangbaarheid en onafhankelijkheid

• Gaat het om full-time of part-time functies, behoort een duo-baan tot de mogelijkheid

• De functieprofielen van de medewerkers en daaraan gekoppeld de inschaling van medewerkers

Uitkomst van bespreking vraag 1 in presidium d.d. 28 augustus 2002

De uitkomsten van het rapport waren voor de leden van het presidium herkenbaar. Het presidium kan zich vinden in de griffie als groeimodel. Het presidium acht het wenselijk eerst te starten met de werving en selectie van de griffier en gaat akkoord met het voorgestelde functieprofiel. (zie ook onder 4.)

De PvdA-fractie zal een initiatief voorstel indienen t.a.v. fractieondersteuning. Deze zal mee worden genomen in de behandeling van het raadsvoorstel invulling griffie. (bijlage 4)

Ad 2. Financiële consequenties

Mede met het oog op de komende begrotingsbehandeling voor het jaar 2003 is het van belang een beeld te hebben wat de gevolgen in financiële zin zijn, indien de uitkomsten/aanbevelingen in het rapport worden gevolgd.

In het rapport wordt gesproken over een beperkte griffie waarbij sprake is van groeimodel, waarbij eerst een griffier wordt aangesteld. Het rapport gaat uit van een griffier met de beschikking over een eigen (beperkte) griffie die zich met name richt op de secretariële en controllerfunctie. Uitgegaan wordt van:

- de griffier;

- een medewerker griffie, tevens plaatsvervangend griffier;

- een secretaresse.

De kosten die hiermee gemoeid gaan zullen in belangrijke mate afhangen van de keuzes die door de raad worden gemaakt m.b.t.:

• de inschaling van de griffier en de griffiemedewerkers

• de formatieomvang (deze is het meest bepalend)

Hieronder zal een indicatie van de kosten worden gegeven wanneer uitgegaan wordt van 3 full-time functies, bij een volgende inschaling:

• de griffier: schaal 12
  (hierbij wordt dezelfde inschaling gehanteerd als de andere deelgemeenten)
  
  

• een medewerker griffie, tevens plaatsvervangend griffier, schaal 10
  hierbij wordt uitgegaan van een medewerker op beleidsmedewerkersniveau, binnen de deelgemeente worden deze gewaardeerd op schaal 10
  
  

• een secretaresse, schaal 6
  hierbij wordt uitgegaan van een medewerker op niveau van sectorassistente, binnen de deelgemeente worden deze gewaardeerd op schaal 6

Indicatie kosten griffie

Indien de raad kiest voor part-time aanstellingen van de functionarissen zullen de kosten logischerwijs naar beneden bijgesteld kunnen worden.

Uitkomsten van bespreking van vraag 2. in het presidium d.d. 28 augustus 2002

Het presidium heeft het DB verzocht de geraamde kosten van de griffie op te nemen als stelpost voor de begroting 2003

Ad 3. Dekking kosten griffie

In verband met de begrotingsvoorbereiding is belangrijk nu vast na te denken over hoe de kosten voor de griffie kunnen worden gedekt.

Aandachts- en vraagpunten hierbij zijn:

• mogelijke vrije budgetruimte;

• zijn ombuigingen wenselijk en/of noodzakelijk, in welke richting wordt gedacht?

Uitkomsten van bespreking van vraag 3. in het presidium d.d. 28 augustus 2002

Het presidium heeft geen uitspraak gedaan over mogelijke dekkingsrichtingen

Ad 4. Praktische zaken

In het presidium is gesproken over de vraag hoe gaan we praktische zin met een aantal zaken. Hierbij ging hierbij onder meer over:

1. de werving en selectie van de griffier

2. Hoe wordt de € 50.000 euro aangewend die de raad op 11 juli (eenmalig) heeft vrijgemaakt t.b.v. de griffie?

1. Werving en selectie griffier

(Deel)gemeenten zijn verplicht uiterlijk 7 maart 2003 een griffier te benoemen. De periode tussen het starten van de werving en het daadwerkelijk aantreden van de griffier behelst zeker zo’n zes maanden.

Uitkomsten van bespreking van vraag 4.1. in het presidium d.d. 28 augustus 2002

In het presidium is afgesproken om vooruitlopend op verdere besluitvorming door de raad over de invulling van de griffie in september te starten met de werving en selectie van de griffier (zie bijlage 3). Het presidium gaat akkoord met de voorgestelde profielschets. (zie bijlage 2). Deze profielschets is opgesteld op basis van het rapport van Partners+Pröpper en aan de hand van voorbeelden van andere (deel)gemeenten.

Het presidium stelt voor de nieuw te benoemen griffier te belasten met de nadere uitwerking van het rapport van Partners+Pröpper wat zal moeten leiden tot voorstellen aan de raad m.b.t. de definitieve invulling van de griffie. Voordeel hiervan is de nieuwe griffier zelf de hand heeft in de op te tuigen griffie en zelf zijn of haar mensen kan gaan aantrekken.

2. Aanwending € 50.000

De raad heeft op 11 juli jl. besloten eenmalig € 50.000 beschikbaar te stellen voor de griffie. De raad heeft hierbij niet aangegeven hoe deze middelen dienen te worden aangewend.

Uitkomsten van bespreking van vraag 4.2. in het presidium d.d. 28 augustus 2002

Het presidium doet de raad het volgende bestedingsvoorstel :

1. € 12.500 beschikbaar te stellen voor de kosten werving en selectie griffier;

2. € 35.700,- beschikbaar te stellen voor de inzet van een tijdelijke medewerker ter ondersteuning van de tijdelijke griffier;
   
   

Toelichting bestedingsvoorstel 1. : Aan het traject van werving en selectie zijn kosten verbonden. (zie bijlage) Hiervoor is binnen de begroting geen budget aanwezig.

Toelichting bestedingsvoorstel 2. : Deze medewerker zal voor een periode van 20 weken (september tot februari) 20 uur in de week secretariële en inhoudelijke ondersteuning bieden aan de tijdelijke griffier bij de verdere invoering van dualisering en bij de nadere positionering van de raad.

Motivering:

• ontlasting tijdelijke griffier die momenteel dubbelfunctie vervult;

• er komt een medewerker voor 20 uur in de week beschikbaar voor de raad; deze medewerker verricht geen werkzaamheden voor de staande organisatie, dit komt tegemoet aan een betere beschik- en bereikbaarheid voor de raad;

• sectorhoofd BO blijft tijdelijke griffier met het oog op politieke herkenbaarheid en de lijnen naar de staande organisatie;

• de ervaringen van de tijdelijke medewerker met de uitvoering van de werkzaamheden kunnen worden benut als input voor de definitieve invulling van griffie.

Kosten:
Kosten worden geraamd op maximaal € 35.700,- (20 weken x 20 uur x € 75 x1.19 (BTW))

Samenvatting/voorstel

De raad wordt voorgesteld te besluiten:

1. In te stemmen met de uitkomsten van het rapport van Partners+Pröpper;

2. het DB te verzoeken de geraamde kosten van de griffie op te nemen in de begroting 2003;

3. vooruitlopend op de definitieve invulling van de griffie te starten met de werving en selectie van de griffier;

4. de nieuw te benoemen griffier te belasten met de nadere uitwerking van het rapport van Partners+Pröpper;

5. €12.500 beschikbaar te stellen voor de kosten werving en selectie van de griffier;

6. € 35.700,- beschikbaar te stellen voor de inzet van een tijdelijke medewerker ter ondersteuning van de tijdelijke griffier;

7. de kosten onder 5. en 6. te dekken uit functie 001.01. de post Deelgemeenteraad en commissie van advies en bijstand *
   
   

* Uit het restant rekening 2001 is €50.000 aan deze subfunctie toegevoegd ter dekking van de griffie in 2002.

RAADSBESLUIT

Onderwerp: Invulling griffie

DE RAAD VAN DE DEELGEMEENTE KRALINGEN-CROOSWIJK

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 28-8-2002, voorstelnr. R.02.38;

gelet op de Deelgemeenteverordening 2002;

BESLUIT: