2008-02-25 Raadsbesluit versterking penc-cyclus

RAADSBESLUIT

De raad van de deelgemeente Prins Alexander, gelezen het Rapport Versterking P&C-cyclus deelgemeente Prins Alexander d.d. januari 2008 en het advies d.d. 30 januari van de commissie Programmabegroting;

Overwegende dat de commissie Programmabegroting positief adviseert over de in het rapport geformuleerde aanbevelingen ter verbetering van de financiële en beleidsmatige sturing binnen de deelgemeente Prins Alexander;

Overwegende voorts dat de genoemde commissie adviseert jaarverslag/jaarrekening als belangrijkste verantwoordingsdocument tijdens de planning- en controlcyclus te beschouwen;

Overwegende bovendien dat de commissie daarom voorstelt respectievelijk jaarverslag/jaarrekening en kaderbrief in afzonderlijke vergaderingen te behandelen;

Overwegende tenslotte dat de aanbevelingen ten aanzien van de uitvoeringsbegroting worden onderschreven, maar de vaststelling onder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur valt;

Besluit:

Op basis van het bovengenoemde rapport het volgende:

1. De voorjaarsnota wordt vervangen door een kaderbrief, beschikbaar uiterlijk eind mei, behandeling uiterlijk eind juni, begeleid door een analyse van het meerjarig financieel beleid.

   1. De kaderbrief bestaat uit:

      1. Trendanalyse;

      2. Speerpunten van beleid voor de komende jaren

   2. De meerjarenraming bestaat uit:

      1. raming continuering bestaand beleid;

      2. risico-inventarisatie;

      3. scenario-analyse.

2. In de programmabegroting, beschikbaar uiterlijk half oktober, behandeling uiterlijk half november, worden de volgende wijzigingen aangebracht:

   1. opname overzicht financiële gegevens in inleiding en toelichting in paragraaf;

   2. overzicht van beleidsvoorstellen (over nieuw beleid, bezuinigingen en tarieven) en

   3. overzicht van moties naar aanleiding van kaderbrief en inzicht op welke manier verwerkt in de begroting;

   4. opname beleidskaders, beleidsvoorstellen en prestaties per programma (past binnen op 4 juni 2007 door deelraad vastgestelde aanbevelingen).

   5. een overzicht van de specificaties van het verloop van de bestemmingsreserves (de begroting kent een overzicht met stand en verloop van reserves en voorzieningen).

3. In de programmabegroting wordt geen expliciet bedrag als “vrije ruimte” opgenomen. Het dagelijks bestuur legt een sluitende begroting voor. In de begroting wordt inzicht gegeven inde manier waarop invulling is gegeven aan de wensen die de deelraad heeft geformuleerd bij de behandeling van de kaderbrief.

4. De aanbeveling over de uitvoeringsbegroting te onderschrijven en de vaststelling van die aanbeveling aan het dagelijks bestuur over te laten.

5. De bestuursrapportage terug te brengen tot een rapportage per jaar, beschikbaar uiterlijk half september, behandeling uiterlijk half oktober, en deze rapportage te laten bestaan uit:

   1. afwijkingenrapportage op financiën en prestaties;

   2. verantwoording omvangrijke en politiek relevante afwijkingen en

   3. koppeling naar programmabegroting.

6. Jaarverslag/jaarrekening, beschikbaar uiterlijk begin mei, behandeling uiterlijk begin juni, wordt als belangrijkste verantwoordingsdocument tijdens de planning- en controlcyclus beschouwd. Jaarverslag/jaarrekening voorziet in:

   1. duidelijke koppeling met programmabegroting en

   2. verantwoording van financiën, prestaties en beleidseffecten

7. De implementatie van de voorgestelde wijzigingen heeft plaats met ingang van de planning- en controlcyclus voor 2009. Dit houdt in dat de nieuwe beleidscyclus start met het aanbieden van de kaderbrief in mei van 2008.

8. De noodzaak tot een aangepaste werkwijze van deelraad, dagelijks bestuur en ambtelijke organisatie op de voorgestelde nieuwe planning- en controlcyclus wordt onderschreven. Het aanpassen van de werkwijze is randvoorwaarde voor het slagen van de nieuwe beleidscyclus.

Aldus vastgelegd in de openbare vergadering van 25 februari 2008.

de griffier, de voorzitter,

R.D. Weststrate. R. Krul.