Huishoudelijk Reglement voor het Presidium van de deelgemeente
Prins Alexander 2006
Laatstelijk vastgesteld bij besluit van 2 november 2006
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
- voorzitter: de vice-voorzitter van de deelraad, de plaatsvervangend vice-
voorzitter;
- griffier: de deelraadsgriffier of de plaatsvervangend (loco-)deelraadsgriffier;
- secretaris: de deelraadssecretaris of de plaatsvervangend (loco-)
deelraadssecretaris:
- voorzitter dagelijks bestuur: voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.
Hoofdstuk 2: Het Presidium
Artikel 2 Het Presidium
-
Het Presidium is op grond van artikel 8 van het Reglement van Orde van de deelraad ingesteld.
-
Het presidium bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters (artikel 9 RvO Deelraad). De fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door hun plaatsvervanger in de deelraad.
Artikel 3 De voorzitter
De voorzitter is belast met:
a. het leiden van de vergadering;
b. het handhaven van de orde;
c. hetgeen dit huishoudelijk reglement hem verder opdraagt.
Artikel 4 De griffier
1. Het presidium wordt bijgestaan door de griffier. De griffier is in elke vergadering van het Presidium aanwezig.
2. De griffier kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.
Artikel 5 Het lid van het dagelijks bestuur
-
De voorzitter kan de voorzitter van het dagelijks bestuur uitnodigen voor een bijeenkomst van het presidium en hem uitnodigen om aan de beraadslagingen deel te nemen.
-
De voorzitter kan, via de voorzitter van het dagelijks bestuur, overige leden van het dagelijks bestuur uitnodigen voor een bijeenkomst van het presidium en hem/haar uitnodigen om aan de beraadslagingen deel te nemen.
3. lndien een lid van het dagelijks bestuur bij een Presidiumvergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij/zij hiertoe een verzoek aan de voorzitter onder vermelding van het betreffende onderwerp.
4. Voor de verzending van de schriftelijke oproeping beslist de voorzitter op het verzoek.
Artikel 6 De secretaris
1.De voorzitter kan de secretaris uitnodigen voor een bijeenkomst van het
presidium en hem uitnodigen om aan de beraadslagingen deel te nemen.
2. lndien de secretaris bij een Presidiumvergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter onder vermelding van het betreffende onderwerp.
3. Voor de verzending van de schriftelijke oproeping beslist de voorzitter op het verzoek.
Artikel 7 De Taken
1. Het presidium heeft tot taak:
a. vaststellen voorlopige agenda’s voor deelraadsvergaderingen;
-
vaststellen concept-vergaderschema voor deelraadsvergaderingen;
-
vaststellen extra en vervangende data voor deelraadsvergaderingen;
-
vaststellen concept-termijnagenda;
-
bepalen organiseren themabijeenkomsten;
-
behartigen facilitaire ondersteuning, waaronder vergader- en informaticavoorzieningen, deelraad en deelraadfracties;
-
de raming en het beheer van de werkbudgetten van de deelraad
-
regievoerder van veranderingen in het functioneren van de deelraad, zoals het wijzigen van de wijze van vergaderen, de deelname aan het verder ontwikkelen van de programmabegroting en het vernieuwen van werkprocessen die samenhangen met de deelraad;
-
platform voor overleg tussen fractievoorzitters en dagelijks bestuur;
-
opdrachtgever en werkgever van (de) griffie(r).
2. Het presidium heeft tot taak, naast de voorstellen voor de procedurele, organisatorische en vergadertechnische voorbereiding betreffende de adviescommissies van de deelraad, agendapunten aan te dragen voor
behandeling in de commissie.
3. Het Presidium voert ten minste twee maal per jaar overleg met de (vice-) voorzitters van de deelraadscommissies.
Hoofdstuk 3 De Vergaderingen
Artikel 8 De Vergaderingen
De bijeenkomsten van het presidium zijn niet openbaar.
Artikel 9 Vergaderfrequentie, -dag en -tijdstip
1. De vergaderingen van Presidium vinden in de regel plaats op woensdag en vangen aan om acht uur en worden gehouden in het deelgemeentehuis.
2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of aanvangsuur
bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de andere leden van het presidium.
Artikel I0 De agenda
1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de voorlopige agenda van de vergadering vast.
2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproeping voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.
3. Bij aanvang van de vergadering stelt het Presidium de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het Presidium bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
4. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan het Presidium de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel 11 Oproep vergadering
1. De voorzitter roept -spoedeisende vergaderingen uitgezonderd- de leden tenminste vijf dagen van tevoren schriftelijk tot de vergadering op.
2. De agenda en de daarbij behorende voorstellen -met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid Gemeentewet bedoelde stukken- worden tegelijkertijd met de oproeping (dan wel uiterlijk voor aanvang van de vergadering) verzonden.
3. lndien er stukken als bedoeld in artikel 25, tweede lid Gemeentewet aan het Presidium worden overgelegd of voor het Presidium ter inzage worden gelegd, besluit het Presidium over bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding.
Artikel 12 Verhindering tot bijwoning vergadering
Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan voor het begin van de vergadering, zo mogelijk schriftelijk, kennis aan de voorzitter c.q. de griffier.
Artikel 13 Opening vergadering, ontbreken quorum
1. De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip waarop zij is belegd indien naast de voorzitter meer dan de helft van de leden aanwezig is.
2. Wanneer een kwartier na de voor de opening van de vergadering bepaalde tijd het vereiste aantal leden niet aanwezig is deelt de voorzitter mede dat de vergadering niet kan worden gehouden. Tevens bepaalt de voorzitter (onder verwijzing naar dit artikel) dag en uur van de volgende vergadering met inachtneming van artikel 20 Gemeentewet.
Artikel 14 Besluitenlijst
1. De besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de schriftelijke oproep aan de leden toegezonden. De ontwerp- besluitenlijst wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.
2. Bij het begin van de vergadering worden, zoveel mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.
3. De leden, de griffier, de leden van het dagelijks bestuur en de secretaris indien aanwezig geweest, hebben het recht, een voorstel tot verandering aan het Presidium te doen indien de besluitenlijst onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de besluitenlijst bij de griffier te worden ingediend.
4. De besluitenlijst moet inhouden:
a. de namen van de aanwezigen;
b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene;
d. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij
hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden;
5. De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.
6. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier
ondertekend.
Artikel 15 Behandeling ingekomen stukken (z. g. doorlopende lijst)
1. Bij het Presidium ingekomen stukken, respectievelijk schriftelijke mededelingen van het dagelijks bestuur aan de deelraad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van het Presidium toegezonden.
2. Na de vaststelling van de besluitenlijst vindt de behandeling plaats van de door voorzitter voorgestelde (procedure van) afdoening van de ingekomen stukken.
3. De behandeling van een stuk als in het vorige lid bedoeld kan slechts betrekking hebben op de procedurele wijze van afdoening.
4. Spoedeisende ingekomen stukken worden door de voorzitter na overleg met de griffier afgedaan, waarna van de manier van afdoening hiervan melding wordt gemaakt op de onder het eerste lid genoemde lijst.
Artikel 16 Volgorde sprekers
1. Een lid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.
2. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een lid het woord vraagt over de orde van de vergadering.
Artikel 17 Beslissing
1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij het Presidium anders beslist.
2. Ook een lid kan de vergadering voorstellen de beraadslaging te sluiten.
3. Over de voorstellen, bedoeld in het eerste en het tweede lid, wordt niet beraadslaagd.
4. Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, tenzij geen stemming wordt gevraagd.
5. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.
Hoofdstuk 4 Procedures bij stemmingen
Artikel18 Algemene bepalingen over stemming
-
De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. lndien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.
-
In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de besluitenlijst vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.
-
lndien door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.
4. Besloten wordt bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft.
5. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.
Artikel 19 Stemming over personen
Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, zijn de overeenkomstige artikelen conform het Reglement van Orde van de Deelraad van toepassing.
Artikel 20 Voorstellen van orde
1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
3. Over een voorstel van orde beslist het Presidium terstond.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 21 Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het Presidium op voorstel van de voorzitter.
Artikel 22 in werking treden
Dit reglement treedt direct in werking zodra het door het Presidium is vastgesteld.
Artikel 23 Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als "Huishoudelijk Reglement van het Presidium 2006 ".
Aldus vastgelegd in de vergadering van 2 november 2006.
de griffier, de voorzitter,
R.D. Weststrate. A. Salhi.
HR Pres. dg 5
Versie 11-09-02
Versie 2 november 2006
