Regeling tot uitbetaling en verantwoording fractievergoedingen in Prins Alexander
Artikel 1 Uitbetaling van de vergoeding
-
Het bedrag van de jaarvergoeding wordt per kwartaal in 4 gelijke delen, bij wijze van vooruitbetaling beschikbaar gesteld.
-
Betaalbaarstelling vindt uitsluitend plaats door overschrijving op de bank- of girorekening van een fractie van de deelraad Prins Alexander.
-
Betaalbaarstelling van de vergoeding op andere wijze of aan een andere ontvanger dan aangegeven in lid 2 dient gemotiveerd te worden aangevraagd bij de
(vice-)voorzitter van de deelraad, een en ander door tussenkomst van de griffier.
-
In het geval betaalbaarstelling van de vergoeding dient te geschieden aan een rechtspersoon, kunnen, desgevraagd, de statuten ter inzage worden gelegd.
Artikel 2 Aanhouden van reserves en restitutie van batige saldi
-
De fracties zijn bevoegd tot het aanhouden van een reserve. Een dergelijke reserve bedraagt ten hoogste 25 % van het subsidiebedrag over het betreffende kalenderjaar.
-
Restitutie van een batig saldo over enig kalenderjaar, uitgaande boven de toegelaten reserve als bedoeld in het eerste lid, vindt plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en).
Artikel 3 Verantwoording van de uitgaven
-
De fracties rapporteren éénmaal per jaar over de besteding van de vergoeding in het voorgaande jaar. Deze rapportage dient uiterlijk 1 maart te zijn ingediend bij de
(vice-)voorzitter van de raad.
-
In de jaren, waarin verkiezingen voor de deelraad plaatsvinden, wordt over de bestedingen tot het moment van aantreding van een nieuwe raad, seperaat gerapporteerd.
-
Indien de resultaten van het onderzoek naar de uitgaven daartoe aanleiding geven, kan de (vice-)voorzitter, gehoord het presidium, aan een fractie c.q. aan een ontvanger van de vergoeding, nadere voorwaarden stellen.
Van dergelijke voorwaarden kunnen deel uitmaken de verplichting tot tussentijdse rapportage, alsmede wijziging van de wijze waarop de administratie wordt gevoerd.
-
De deelraad kan via een bijlage bij deze regeling aangeven welke kosten als declarabele fractiekosten kunnen worden aangemerkt. Bij twijfel beslist de (vice-) voorzitter van de deelraad, gehoord het presidium.
Artikel 4 Bewijsstukken
De administratie van de uitgaven van de fracties dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de Accountantsdienst Rotterdam (ADR) nadere informatie kan worden verschaft en/of bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overlegd.
Artikel 5 Wijze van onderzoek
-
De fracties c.q. de rechtspersonen aan wie de vergoeding wordt uitgekeerd, zenden hun jaarlijkse rapportages aan de (vice-) voorzitter van de deelraad, een en ander door tussenkomst van de griffier.
-
Na onderzoek door de griffier en de Accountantsdienst Rotterdam, zendt de (vice-) voorzitter de rapportages naar de commissie voor de Jaarrekening om advies.
-
Afhankelijk van het advies van de commissie voor de Jaarrekening vindt decharge plaats van de betreffende fracties.
-
Ingeval het voornemen bestaat geen decharge te verlenen, alsmede in het geval van geschillen, wordt het advies van het presidium ingewonnen, alvorens de (vice-) voorzitter een besluit neemt over de rapportage.
Artikel 6 Tijdstip van in werking treden regeling
De regeling tot uitbetaling en verantwoording fractievergoedingen in Prins Alexander treedt in werking op 8 juli 2002 en werkt terug tot 14 maart 2002.
Artikel 7 Citeerartikel
Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling tot uitbetaling en verantwoording fractievergoedingen in Prins Alexander.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de deelraad Prins Alexander op 8 juli 2002.
De plaatsvervangend griffier, De vice-voorzitter,
H. Andeweg P. Pieterse
Bijlage als bedoeld in artikel 3-4 van de Regeling tot uitbetaling en verantwoording fractievergoedingen in Prins Alexander (versie 8 juli 2002)
Als declarabele fractiekosten kunnen worden aangemerkt:
-
Kosten van personeel, zowel die van de medewerker(s) op arbeidscontract, als van medewerkers op basis van overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten. Ook de kosten van personeelsbeheer/ -administratie behoren bij deze kostensoort;
-
Kosten van aanschaf en onderhoud van kantoormachines en software;
-
Kosten van kantoorbehoeften als papier, schrijfmaterialen etc.;
-
Kosten van verzekeringen, zoals bijvoorbeeld WA-verzekeringen;
-
Kosten van lidmaatschappen, zoals bijvoorbeeld de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
-
Kosten van abonnementen, zoals bijvoorbeeld internetproviders;
-
Kosten van telefoon;
-
Kosten van representatie;
-
Kosten van publiciteit, zoals persconferenties en werkbezoeken;
-
Kosten van consumpties en zaalhuur bij fractiebijeenkomsten;
-
Kosten van scholing voor de leden van de fractie, zoals het bijwonen van congressen, seminars, cursussen ten behoeve van het raadswerk;
Bovenstaand overzicht is niet limitatief noch uitputtend. Het beoogt een overzicht te geven van kosten, welke in ieder geval tot de kosten van een fractie kunnen worden gerekend.
Voorzover kosten zijn of worden gemaakt, die niet in het overzicht voorkomen, kan het aanbeveling verdienen daarover tijdig te overleggen met de (vice-) voorzitter van de deelraad.
Ingeval van interpretatieverschillen tussen een fractie en de (vice-) voorzitter, zal de vraagstelling om advies worden voorgelegd aan het presidium.
