Home

Toelichting Rvo commissies 2007

Artikelgewijze toelichting op Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de deelgemeente Prins Alexander 2007

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Om te voorkomen dat de omschrijvingen van terugkerende begrippen in het reglement moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2 Instelling commissies

De deelraad heeft de mogelijkheid meerdere deelraadscommissies in te stellen.

Het derde en vierde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke commissie(s) het onderwerp besproken zal worden. Hier is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken commissies hierover zeggenschap te geven. Praktijk is dat in het Presidium hierover de afstemming plaatsheeft.

Artikel 3 Taken

De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De commissies bereiden de besluitvorming van de deelraad voor en overleggen met het dagelijks bestuur. Tevens vormen commissies een platform van ontmoeting tussen burgers en vertegenwoordigers.

Voor wat betreft de invulling van de taken van de commissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden.

In het eerste model is een commissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de deelraad.
In het tweede model vindt het politieke debat plaats in een commissie en geschiedt de besluitvorming door de deelraad plaats.

De taak om de besluitvorming van de deelraad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de deelraad uitbrengen. Ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de deelraad. De taken van de commissies zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De commissie bepaalt evenals de deelraad haar eigen agenda. Hierover heeft ook overleg plaats in het Presidium.

Artikel 4 Samenstelling

De deelraad bepaalt de samenstelling van de commissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de deelraad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de deelraad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te realiseren, wordt in artikel 4 van het reglement het volgende voorgesteld:

maximaal 1 lid per commissie voor deelraadsfracties van 1 t/m 3 leden;
maximaal 2 leden per commissie voor deelraadsfracties van 4 t/m 6 leden en
maximaal 3 leden per commissie voor deelraadsfracties van 7 leden en meer.

Het reglement voorziet er in dat ingeval van verhindering of ontstentenis van een lid zij/hij wordt vervangen door een ander lid van dezelfde fractie.

Artikel 4a Burgerleden

Dit artikel voorziet in de mogelijkheid van het benoemen van bugerleden als vaste plaatsvervangers van deelraadsleden van uitsluitend de éénmansfracties. Dit volgens de formule: het aantal commissies min het aantal leden per fractie leidt tot het aantal toegestane burgerleden. Uitsluitend niet-raadsleden voorkomend op de geldig verklaarde kandidatenlijst (ten tijde van de laatst gehouden deelraadsverkiezingen) van een politieke groepering en die voldoen aan de vereisten van benoembaarheid kunnen hiervoor in aanmerking komen.

Artikel 5 Voorzitter

Uit artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet vloeit voor dat de voorzitter van een commissie deelraadslid moet zijn. Om die reden bepaalt dit artikel dat de deelraad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de commissies ten opzichte van de deelraad vervullen, ligt het in de rede dat de deelraad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de commissie. Dit geldt thans niet voor alle plaatsvervangers. De bedoeling is dat de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de commissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de commissie. De Gemeentewet verzet zich er overigens niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een commissie is.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de deelraad hoeft hen niet te ontslaan.

De deelraad kan een lid van een commissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de deelraad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.

Artikel 7 De griffier

Iedere commissie wordt ondersteund door de griffier, de plv. griffier of een medewerker van de griffie.

Op uitnodiging van de voorzitter bestaat de mogelijkheid om de griffier of diens plaatsvervanger aan de beraadslagingen te laten deelnemen.

Artikel 8 Dagelijks bestuur

De aanwezigheid van het dagelijks bestuur in de vergaderingen van de deelraadscommissies is vanzelfsprekend. De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een lid en zijn deelname aan de beraadslagingen al dan niet gewenst is. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen leden van het dagelijks bestuur uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de commissie hiermee instemt. In de regel zijn de leden van het dagelijks bestuur, afhankelijk van hun takenportefeuille aanwezig tijdens de commissievergaderingen. Dit ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de commissies.

Over de aanwezigheid van leden van het dagelijks bestuur en de deelname aan de beraadslagingen heeft de commissievoorzitter overleg met de betrokken dagelijkse bestuurders.

Artikel 9 Deelgemeentesecretaris, ambtenaren, deskundigen en derden

Indien de commissie het wenselijk acht dat de secretaris of andere ambtenaren bij een vergadering van een commissie aanwezig zijn, zal de commissie het dagelijks bestuur moeten verzoeken de secretaris of andere ambtenaren aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het dagelijks bestuur is immers hun werkgever. Ook deze bepaling geldt zowel voor openbare als besloten vergaderingen. Ten aanzien van deskundigen en derden waarvoor het dagelijks bestuur opdrachtgever is, dient eenzelfde verzoek te worden gedaan. Regel is dat de deelgemeentesecretaris en/of één of meerdere sectordirecteuren namens het dagelijks bestuur aanwezig zijn tijdens de commissievergaderingen.

Artikel 10 Vergaderfrequentie, vergaderdag en aanvangstijdstip

Regel is dat de vergaderingen van de commissies plaatsvinden op een vaste dag en aanvangstijdstip voorafgaand aan de vergaderingen van de deelraad. Vaste vergaderruimte is de raadzaal. Voor het verbeteren van de dialoog tussen inwoners en volksvertegenwoordigers kan gekozen worden voor het vergaderen op locatie. Een commissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen, danwel het Presidium hierom vraagt. Indien een commissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruik maken van het vierde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de genoemde wet van overeenkomstige toepassing verklaard op commissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de commissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de commissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de commissie anders beslist.

Artikel 11 Oproep

De leden van een commissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 10 dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 72 uur voor een vergadering. Deze termijn biedt de leden van een commissie de gelegenheid de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden met de plicht tot geheimhouding toegezonden (artikel 13, derde lid).

Artikel 12 De agenda

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een commissie de agenda voorlopig vast. Hierbij houdt hij rekening met de uitspraken van de deelraad en het Presidium, alsmede het aanbod van onderwerpen door het dagelijks bestuur.

Uiteindelijk bepaalt een commissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het dagelijks bestuur wordt gezonden. Een commissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het dagelijks bestuur. Uiteraard wordt hierover overleg gevoerd met het dagelijks bestuur.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden openbare stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd in het deelgemeentehuis. In de openbare bekendmaking wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.

Artikel 14 Openbare bekendmaking

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een commissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare bekendmaking aan te geven plaats ter inzage gelegd.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 15 Verhindering tot bijwoning vergadering

Commissieleden die voor het bijwonen van de vergadering verhinderd zijn, laten dit vooraf aan de voorzitter of griffier weten.

Artikel 16 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is.

Artikel 17 Opening vergadering, (ontbreken) quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de deelraad. Voor de commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel 17 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het genoemde artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een commissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de commissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 18 Inspreekrecht burgers

De deelraad acht het wenselijk dat burgers ruim de gelegenheid krijgen om in te spreken. Hierin voorziet deze bepaling. Het spreekrecht is zowel over geagendeerde als niet-geagendeerde onderwerpen mogelijk. Door een goede informatieverstrekking kan worden bereikt dat de burger inspreekt over onderwerpen die een commissie aangaan.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de deelraad of het dagelijks bestuur vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen.

Op basis van artikel 19, eerste lid, wordt het verslag (ontwerpnotulen) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 19 Notulen

De ontwerpnotulen worden tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden, de leden van het dagelijks bestuur en de griffier hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de griffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en de leden van het dagelijks bestuur. Het is aan de commissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de commissie de notulen vaststelt. De verantwoordelijkheid voor de notulen ligt bij de griffier op grond van het vijfde lid.

Artikel 20 Behandeling ingekomen stukken (z.g. doorlopende lijst)

De commissie stelt op voorstel van de voorzitter de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 21 Spreekregels

Indien er andere sprekers zijn dan in dit artikel genoemd, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.

Artikel 22 Volgorde sprekers en voorstellen van orde

Het derde lid bewerkstelligt dat de voorzitter of een lid op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een commissie.

Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.

Artikel 23 Aantal spreektermijnen

Het stellen van een feitelijk vraag wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 27 van het Reglement van orde voor de vergadering van de deelraad niet als een spreektermijn beschouwd. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, hoeft de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 24 Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een commissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 25 Storen in de rede / Interrupties

Artikel 26 Beledigende uitdrukkingen e.d./ontnemen van het woord

Artikel 27 Schorsing vergadering

Deze bepalingen verzekeren dat leden van een commissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van commissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 (verschoonbaarheid) van deze wet van overeenkomstige toepassing is op leden van commissies. Hierdoor zijn leden van commissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen.

Op basis van artikel 26 kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid van artikel 26 sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie wordt overigens niet verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 34 van dit reglement

Artikel 28 Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 23).

Artikel 29 Advies commissie

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de commissie anders beslist. Een commissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de deelraad voor en overlegt met het dagelijks bestuur. Wel kan een commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de deelraad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de deelraad.

Hoofdstuk 5 Besloten vergadering

Artikel 30 Algemeen

Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 31 Notulen

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van deze wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders beslist. De commissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.

Artikel 32 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een commissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een commissie en het dagelijks bestuur kunnen geheimhouding aan een commissie opleggen. Overigens kan een commissie ook geheimhouding opleggen aan de deelraad of het dagelijks bestuur ten aanzien van stukken die zij aan de deelraad of het dagelijks bestuur overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de deelraad, haar opheft.

Artikel 33 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt kan de deelraad de geheimhouding die een commissie aan de raad oplegt, opheffen. Een overlegverplichting is opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 34 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de deelraad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 35 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 36 Verbod gebruik mobiele telefoons

Artikel 34 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby te laten staan.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 37 Uitleg reglement

De commissie beslist in de gevallen waarin het reglement geen regeling geeft en/of de bedoeling van de bepaling onduidelijk is.